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7 typische Zeitfresser – und wie digitale Lösungen sie reduzieren
Der Arbeitstag ist eigentlich durchgeplant. Drei Mitarbeiter sind bei Kunden unterwegs, zwei arbeiten auf einer Baustelle und für den Nachmittag stehen weitere Termine im Kalender.
Dann ruft ein Kunde an: Die Heizung ist ausgefallen und jemand soll möglichst schnell kommen.
Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit oft erst:
Wer ist gerade in der Nähe? Welcher Mitarbeiter hat noch Luft? Kann ein anderer Termin verschoben werden? Wer muss informiert werden? Und hat der Mitarbeiter überhaupt alle Informationen zum neuen Auftrag?
In vielen Handwerksbetrieben kostet nicht der einzelne Anruf besonders viel Zeit. Es sind die vielen kleinen Abstimmungen über den ganzen Tag hinweg.
Eine gute Einsatzplanung im Handwerk kann genau hier ansetzen. Dabei geht es nicht darum, jede Minute eines Arbeitstages durchzutakten. Im Handwerk wird es immer Verzögerungen, Notfälle und kurzfristige Änderungen geben. Entscheidend ist vielmehr, wie schnell ein Betrieb darauf reagieren kann.
Auf dem Papier wirkt die Planung zunächst überschaubar:
Ein Kunde braucht eine Leistung, ein Mitarbeiter bekommt einen Termin und fährt hin.
Im Alltag müssen jedoch viele Dinge gleichzeitig berücksichtigt werden.
Ist der passende Mitarbeiter verfügbar? Welches Werkzeug oder Material wird benötigt? Wo befindet sich der nächste Auftrag? Wie lange wird der aktuelle Einsatz dauern? Gibt es einen Termin beim Kunden, der nicht verschoben werden kann?
Hinzu kommen Krankheit, Urlaub, Baustellenverzögerungen und kurzfristige Reparaturen.
Das eigentliche Problem ist deshalb häufig nicht die Anzahl der Aufträge. Es ist die Frage, wo sich die aktuellen Informationen befinden.
Ein Teil steht im Kalender. Ein weiterer Hinweis wurde per E-Mail geschickt. Die Telefonnummer des Kunden befindet sich im Büroprogramm. Der Monteur hat einen handschriftlichen Zettel dabei und Änderungen werden zwischendurch per WhatsApp weitergegeben.
Solange der Betrieb klein ist, funktioniert das erstaunlich lange. Mit mehreren Mitarbeitern und parallelen Einsätzen wird diese Form der Organisation jedoch schnell unübersichtlich.
Ein Kunde verschiebt seinen Termin von 11 auf 14 Uhr.
Eigentlich eine kleine Änderung.
In der Praxis muss jetzt möglicherweise jemand im Büro den zuständigen Mitarbeiter anrufen. Vielleicht muss anschließend noch ein anderer Termin umgeplant werden. Der zweite Mitarbeiter wird ebenfalls informiert und der geänderte Ablauf landet zusätzlich im Kalender.
Aus einer Terminänderung werden schnell mehrere Arbeitsschritte.
Bei einer digitalen Einsatzplanung im Handwerk kann die Änderung dagegen direkt im zentralen Auftrag vorgenommen werden.
Der Mitarbeiter sieht anschließend den aktualisierten Termin auf seinem Smartphone oder Tablet.
Das Telefon verschwindet dadurch natürlich nicht aus dem Betrieb. Aber es muss nicht mehr für jede organisatorische Kleinigkeit eingesetzt werden.
„Kannst du heute Nachmittag noch zu Kunde Müller fahren?“
„Keine Ahnung, ich glaube schon. Ich muss erst schauen, wie lange ich hier noch brauche.“
Solche Gespräche sind in vielen Betrieben normal.
Problematisch werden sie dann, wenn die Disposition für jeden zusätzlichen Auftrag mehrere Mitarbeiter kontaktieren muss.
Eine zentrale Mitarbeitereinsatzplanung schafft hier mehr Übersicht.
Im Idealfall kann das Büro direkt erkennen:
Das bedeutet nicht, dass die Software genau weiß, wann ein Monteur beim Kunden fertig sein wird.
Aber die Ausgangslage ist deutlich besser als bei einer Planung, die über mehrere Kalender, Notizzettel und Köpfe verteilt ist.
Der Monteur steht vor der Tür – aber die Hausnummer stimmt nicht.
Oder er weiß zwar, dass eine Reparatur durchgeführt werden soll, aber nicht, welches Gerät betroffen ist.
Also wird im Büro angerufen.
Vielleicht liegt dort noch eine E-Mail des Kunden mit einem Foto. Vielleicht weiß eine Kollegin, was beim letzten Besuch gemacht wurde. Vielleicht muss zuerst jemand suchen.
Jede einzelne Rückfrage dauert nicht lange.
Wenn fünf oder zehn Mitarbeiter mehrmals täglich anrufen müssen, wird daraus jedoch ein beträchtlicher Zeitaufwand.
Bei einer digitalen Auftragsplanung können relevante Informationen direkt beim Auftrag hinterlegt werden.
Zum Beispiel:
Kundenadresse, Ansprechpartner, Telefonnummer, Beschreibung des Problems, Fotos, frühere Arbeitsberichte, technische Hinweise oder vereinbarte Leistungen.
Der Mitarbeiter öffnet seinen Auftrag und sieht idealerweise genau das, was er für diesen Einsatz benötigt.
Das ist eine der einfachsten Formen der Digitalisierung – und häufig eine der wirkungsvollsten.
Montag, 8 Uhr: Kunde in Duisburg.
10 Uhr: Termin in Mülheim.
13 Uhr: zurück nach Duisburg.
15 Uhr: wieder Richtung Oberhausen.
Solche Tagespläne entstehen schnell, wenn bei der Terminvergabe hauptsächlich auf freie Uhrzeiten geschaut wird. Dabei ist Fahrtzeit ebenfalls Arbeitszeit.
Bei einer guten Auftragsplanung im Handwerk sollte deshalb nicht nur die zeitliche, sondern auch die geografische Lage der Termine berücksichtigt werden.
Aufträge, die räumlich nah beieinanderliegen, können möglichst auf denselben Mitarbeiter oder denselben Zeitraum verteilt werden. Gerade bei Kundendienst, Wartung und kleineren Reparatureinsätzen kann das einen erheblichen Unterschied machen.
Weniger Fahrzeit bedeutet: mehr produktive Arbeitszeit, geringere Fahrzeugkosten und weniger Stress für die Mitarbeiter.
Natürlich lässt sich nicht jeder Auftrag optimal legen. Ein Notfall wartet nicht darauf, dass gerade ein Mitarbeiter in der Nähe ist.
Aber bereits bei planbaren Einsätzen lohnt sich ein genauerer Blick auf die Route.
Der klassische Stundenzettel funktioniert.
Das Problem beginnt meist danach:
Der Mitarbeiter trägt seine Arbeitszeit ein. Der Zettel landet irgendwann im Büro. Dort werden die Daten kontrolliert und anschließend erneut in eine Lohnabrechnung, Projektübersicht oder Rechnung übertragen.
Eine Information wird also mindestens zweimal erfasst.
Bei mobiler Zeiterfassung können Arbeitszeiten direkt einem Kunden, Auftrag oder Projekt zugeordnet werden.
Nach Abschluss des Einsatzes liegen die Daten bereits digital vor. Das spart nicht nur Verwaltungsarbeit. Es liefert dem Betrieb zusätzlich wertvolle Informationen über die tatsächliche Dauer von Aufträgen.
Denn für eine gute Einsatzplanung ist eine Frage besonders wichtig:
Wie lange brauchen wir für bestimmte Arbeiten wirklich?
Wenn für eine Wartung regelmäßig zwei Stunden eingeplant werden, die Mitarbeiter im Durchschnitt aber drei Stunden benötigen, wird die Tagesplanung dauerhaft zu knapp sein.
Digitale Zeiterfassung kann deshalb auch helfen, zukünftige Einsätze realistischer zu kalkulieren.
Der Auftrag ist erledigt.
Für die Verwaltung ist er damit häufig noch lange nicht abgeschlossen.
Es fehlen vielleicht der Arbeitsbericht, verwendete Materialien, Fotos, eine Kundenunterschrift oder der Hinweis, dass ein Ersatzteil bestellt werden muss.
Solange diese Informationen auf Papier unterwegs sind, kann das Büro teilweise nicht weiterarbeiten.
Erst wenn der Mitarbeiter zurückkommt oder den Arbeitszettel abgibt, geht es weiter.
Digitale Arbeitsberichte können diesen Ablauf deutlich verkürzen.
Der Mitarbeiter dokumentiert vor Ort beispielsweise:
Die Informationen stehen anschließend direkt zur Verfügung.
Damit kann der nächste Arbeitsschritt beginnen, obwohl der Mitarbeiter noch unterwegs ist.
Dieser Punkt wird häufig unterschätzt: Die Leistung wurde erbracht, aber die Rechnung kann noch nicht geschrieben werden.
Warum?
Weil Arbeitszeiten fehlen. Oder weil niemand genau weiß, welches Material verbaut wurde. Oder weil der handschriftliche Arbeitsbericht noch im Fahrzeug liegt.
So können zwischen dem eigentlichen Auftrag und der Rechnungsstellung mehrere Tage liegen.
Eine durchgängige digitale Auftragsbearbeitung kann diesen Zeitraum verkürzen.
Wenn Zeiten, Leistungen und Materialien bereits beim Auftrag hinterlegt werden, stehen viele Informationen direkt nach Abschluss des Einsatzes bereit. Das Büro muss nicht erst sämtliche Unterlagen zusammensuchen.
Und eine Rechnung, die zwei Tage früher geschrieben wird, kann in der Regel auch früher bezahlt werden.
Nein. Ein Betrieb mit zwei Mitarbeitern hat andere Anforderungen als ein Unternehmen mit 30 Monteuren und mehreren Baustellen.
Deshalb ist es wenig sinnvoll, Digitalisierung an der Anzahl der eingesetzten Programme zu messen. Eine einfache Lösung kann völlig ausreichend sein, wenn sie die wichtigsten Probleme löst. Mit zunehmender Betriebsgröße werden bestimmte Funktionen allerdings interessanter.
Dazu zählen beispielsweise:
Die entscheidende Frage lautet nicht:
Welche Software hat die meisten Funktionen?
Sondern:
Welche Funktionen sparen unserem Betrieb tatsächlich Arbeit?
Besonders sinnvoll ist eine zentrale Planung überall dort, wo mehrere Mitarbeiter täglich an verschiedenen Einsatzorten arbeiten.
Dazu gehören beispielsweise:
SHK-Betriebe, Elektroinstallateure, Kälte- und Klimatechnik, Gebäudetechnik, Wartungsunternehmen, Dachdecker, Photovoltaikbetriebe, Malerbetriebe, Garten- und Landschaftsbau sowie technische Serviceunternehmen.
Der Effekt wächst meistens mit der Anzahl der parallelen Einsätze. Bei zehn Mitarbeitern reicht bereits eine kleine Zeitersparnis pro Person aus, um über eine Woche viele Arbeitsstunden freizusetzen.
Dafür gibt es einige ziemlich eindeutige Anzeichen:
Oder vielleicht der deutlichste Hinweis:
Nur eine einzige Person weiß wirklich, wie die Einsatzplanung funktioniert.
Fällt diese Person aus, wird es schwierig.
Spätestens dann lohnt es sich, die Organisation neu zu betrachten.
Der erste Schritt sollte nicht darin bestehen, zehn Softwarelösungen miteinander zu vergleichen.
Besser ist es, zunächst einen normalen Arbeitstag zu beobachten:
Häufig werden die größten Zeitfresser bereits nach wenigen Tagen sichtbar.
Erst danach sollte geprüft werden, welche Technik oder Software diese konkreten Probleme lösen kann.
Das ist auch der Unterschied zwischen Digitalisierung und einfach nur mehr Software.
Eine moderne Einsatzplanung funktioniert nicht isoliert.
Mitarbeiter greifen unterwegs auf Kundendaten zu. Smartphones verbinden sich mit Unternehmenssystemen. Dokumente werden möglicherweise in der Cloud gespeichert und verschiedene Programme tauschen Daten miteinander aus.
Damit werden automatisch auch Themen wie IT-Sicherheit, Benutzerrechte, Backups und Geräteverwaltung relevant.
Wer sich grundsätzlich damit beschäftigt, wie digitale Prozesse in einem Handwerksbetrieb aufgebaut werden können, findet dazu auch unseren ausführlichen Ratgeber Digitalisierung im Handwerk – Vorteile für Betriebe und Kunden.
Die Einsatzplanung ist dabei ein besonders guter Einstieg, weil der Nutzen unmittelbar im täglichen Arbeitsablauf sichtbar werden kann.
FSN-IT unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, digitale Prozesse so aufzubauen, dass sie im Arbeitsalltag wirklich entlasten – statt zusätzliche Arbeit zu verursachen.
Gerade bei Einsatzplanung, mobilen Arbeitsplätzen, Cloud-Lösungen oder der sicheren Anbindung von Mitarbeitern unterwegs kommt es darauf an, dass verschiedene Systeme zuverlässig zusammenspielen.
Wir helfen Ihnen dabei, bestehende Abläufe zu prüfen, passende technische Lösungen auszuwählen und eine IT-Struktur zu schaffen, die zu Ihrem Betrieb passt.
Wenn Sie Ihre Einsatzplanung oder andere Arbeitsprozesse digitalisieren möchten, schauen wir gemeinsam, wo heute Zeit verloren geht und welche Lösung technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist.
FSN-IT kennt die besonderen Anforderungen von Handwerksbetrieben und entwickelt IT-Lösungen, die sich an den tatsächlichen Abläufen im Arbeitsalltag orientieren.
Wir nehmen uns Zeit, um Ihre Anforderungen zu verstehen, und bieten maßgeschneiderte Lösungen, die genau zu Ihrem Unternehmen passen.
Mit FSN-IT als Partner können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre IT-Infrastruktur in guten Händen ist. Wir kümmern uns um die Technik, damit SIe sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Bei einer digitalen Einsatzplanung werden Mitarbeiter, Termine und Aufträge zentral organisiert. Die Disposition kann Einsätze zuweisen und Änderungen vornehmen, während Mitarbeiter aktuelle Auftragsinformationen beispielsweise über Smartphone oder Tablet abrufen können.
Sie kann vor allem den Abstimmungsaufwand reduzieren. Mitarbeiter erhalten Informationen schneller, kurzfristige Änderungen lassen sich leichter organisieren und Arbeitszeiten oder Arbeitsberichte können direkt einem Auftrag zugeordnet werden.
Das hängt weniger von der Betriebsgröße als von der Anzahl der parallel laufenden Einsätze ab. Auch ein kleiner Betrieb kann profitieren, wenn Mitarbeiter regelmäßig unterwegs sind und viel Zeit für Abstimmung, Terminänderungen oder Dokumentation verloren geht.
Wichtige Funktionen können Terminplanung, Mitarbeiterzuweisung, digitale Aufträge, mobile Nutzung, Zeiterfassung, Dokumentation und Schnittstellen zu bestehenden Systemen sein. Welche davon tatsächlich benötigt werden, hängt vom individuellen Arbeitsablauf ab.
Für kleine Betriebe kann Excel durchaus ausreichen. Schwieriger wird es, sobald mehrere Mitarbeiter gleichzeitig planen, Änderungen laufend weitergegeben werden müssen oder zusätzliche Informationen in verschiedenen Systemen liegen.
Am besten werden zunächst die bestehenden Abläufe analysiert. Erst wenn klar ist, wo Zeit durch Telefonate, doppelte Dateneingaben oder fehlende Informationen verloren geht, sollte nach einer passenden technischen Lösung gesucht werden.
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